Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
HRS Advisors Oy
Y-tunnus: 2421626-0
Osoite: Keilaranta 1, 02150 Espoo

2. Tietosuojavastaava
Pia Paavilainen
Keilaranta 1, 02150 Espoo
Puh. +358 50 305 9217

3. Rekisterin nimi
HRS Advisors Oy – ehdokasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
HRS Advisors Oy:n saamiin toimeksiantoihin liittyen keräämme ja käsittelemme henkilötietoja tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, henkilö hyväksyy sen, että käsittelemme henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Arvostamme aina henkilöiden yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Keräämme vain välttämättömät ja tarpeelliset tiedot. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: rekrytointi- ja suorahakupalveluiden tarjoaminen, jolloin autamme yritysasiakkaitamme löytämään avoimiin tehtäviin sopivia henkilöitä, työnhakijoiden auttaminen löytämään profiiliinsa sopivaa työtä, sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen, oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen, asiakasviestintä, liiketoimintamme kehittäminen ja palveluidemme kohdentaminen.

5. Säännönmukaiset tietolähteet ja kerättävät tiedot
Keräämme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään palveluidemme käytön yhteydessä tai kun henkilö toimittaa meille oma-aloitteisesti CV: n. Tämän lisäksi saamme tietoja julkisista lähteistä kuten lehdistötiedotteista, nimitysuutisista ja LinkedIn-palvelusta. Henkilön omalla suostumuksella voimme kerätä henkilöä koskevaa tietoa suosittelijoilta. Tyypillisesti henkilöltä saamiamme tietoja ovat: yhteystiedot, työhakemus, ansioluettelo, työhistoria, koulutus, työkokemus, suosittelijoiden nimet, haastattelussa annetut tiedot, persoonallisuustestien ja henkilöarvioinnissa käytettävien kyselylomakkeiden tulokset. Julkisista lähteistä kerättävät tiedot: LinkedIn-profiilissa mainitut tiedot, kuten työhistoria, tutkinnot, kielitaito ja osaamisalueet, nimitysuutisten tiedot, lehdistötiedotteissa ja muut julkisilla verkkosivuilla olevat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Käsittelemme henkilötietoja palveluidemme tarjoamisen ja liiketoimintamme harjoittamisen ja kehittämisen nojalla huolehtien siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelemiselle. Henkilötietoja käsittelevät salassapitosopimuksen tehneet yrityksemme työntekijät tehtäviään suorittaessaan. Toimeksiantosuhteessa asiakkaisiimme saatamme luovuttaa henkilötietoja henkilön suostumuksella asiakkaallemme rekrytointiprojektin toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle, ellei henkilö ole antanut siihen suostumusta.

7. Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus tulla unohdetuksi
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sitä laki vaatii (vert. Yhdenvertaisuuslaki). Jos henkilö on hakenut julkisesti avoinna ollutta tai suorahaussa ollutta tehtävää, emme säilytä tietoja muita hakuja varten, ellei henkilö ole antanut siihen nimenomaista suostumusta. Henkilöllä on itsellään mahdollisuus tarkistaa rekrytointijärjestelmäämme jättämänsä tiedot ja muokata niitä itse jälkeenpäin rekrytointijärjestelmässämme. Avoimen hakemuksensa jättänyt henkilö voi koska tahansa poistattaa tietonsa järjestelmästämme.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajamme EU-alueella sijaitsevalla palvelimella, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Huolehdimme tietoturvasta. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekrytointitoimeksiannossa olevalla henkilöllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen luovuttamiseen antamansa suostumus, saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista, oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista ottamalla yhteys HRS Advisors Oy, Pia Paavilainen, puh. 050 305 9217.

9. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Kun ehdokas on meihin yhteydessä tai käy verkkosivuillamme, hän hyväksyy sen, että käsittelemme hänen henkilötietojaan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen tai nimenomaiseen suostumukseen paitsi niillä henkilöillä, jotka esittelemme toimeksiantajillemme heidän suostumuksensa jälkeen.

10. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa (CV) siirtämistä järjestelmästä toiseen.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaisille paikkakunnalla, jossa hänen vakinainen asuin- tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuojan rikkominen on tapahtunut.

DATASKYDDSBESKRIVNING

1. Personuppgiftsansvarig

HRS Advisors Oy
FO-nummer: 2421626-0
Adress: Keilaranta 1, 02150 Espoo

2. Dataskyddsansvarig

Pia Paavilainen
Keilaranta 1, 02150 Espoo
Tel. +358 50 305 9217

3. Registrets benämning

HRS Advisors Oy – Kandidatregister

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter
I samband med uppdrag utförda av HRS Advisors Oy, samlar och behandlar vi personuppgifter enligt dataskyddsbeskrivningen och den gällande lagstiftningen. Genom att använda våra tjänster, våra webbsidor eller genom att kontakta oss, accepterar personen att vi behandlar personuppgifter enligt denna dataskyddsbeskrivning.
Vi samlar, förvarar och behandlar personuppgifter endast för förbestämda syften. Vi respekterar alltid personens integritetsskydd och är förbundna till att upprätthålla det. Vi samlar endast nödvändig information. Huvudsakliga användningssyften för denna information är: erbjudandet av rekryterings- och direktsökningstjänster, där vi hjälper våra företagskunder hitta lämpliga personer till öppna positioner, tjänster för arbetstagare att hitta arbete enligt sin profil, uppfyllandet av våra kontraktsskyldigheter, uppfyllandet av lagstadgade ansvar och krav, kommunikation till kunder, utvecklande av affärsverksamhet, samt inriktande av våra tjänster.

5. Regelmässiga uppgiftskällor och typisk information
Vi samlar i huvudsak personuppgifter rakt från personen i fråga i samband med användningen av våra tjänster, eller då personen på eget bevåg förser oss med sin CV. Utöver detta får vi information från offentliga källor såsom pressmeddelanden, benämningsnyheter samt LinkedIn-tjänsten. Med personens godkännande kan vi samla in information från referenspersoner. Typisk information insamlad från personen själv är: kontaktuppgifter, arbetsansökan, meritförteckning, arbetshistoria, utbildning, arbetserfarenhet, namn på referenspersoner, information från intervju, samt resultat från personlighetstest och frågeformulär som används i personbedömning. Information insamlad från offentliga källor: uppgifter från LinkedIn-profil såsom arbetshistoria, examina, språkkunskaper och kompetensområden, information från benämningsnyheter, samt uppgifter tillgängliga i pressmeddelanden och på offentliga webbsidor.

6. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Vi behandlar personuppgifter i syfte av att erbjuda tjänster samt idka och utveckla affärsverksamhet, och ansvarar om att alltid ha lagenliga grunder att behandla personuppgifter. Personuppgifter behandlas av företagets arbetstagare som påskrivit sekretessavtal, i samband med att utföra sina arbetsuppgifter. Vid uppdragsförhållande till våra kunder kan vi med personens godkännande överlåta personuppgifter åt våra kunder i den utsträckning som är nödvändig för rekryteringsprojektet. Personuppgifter överlåts inte utanför EU, om personen i fråga inte gett godkännande.

7. Rätt att granska uppgifter och rätt att bli bortglömd
Vi förvarar inte personuppgifter längre än nödvändigt för deras andvändningssyfte, eller vad som krävs av lagen (jmfr. Diskrimineringslagen). Ifall personen har sökt en offentligt öppen position eller direktsökningsposition, förvarar vi inte information inför andra sökningar, ifall personen inte gett uttryckligt godkännande. Personen har möjlighet att granska de uppgifter som denne angett i vårt rekryteringssystem, och själv redigera dem i systemet i efterhand. Personer som lämnat en öppen ansökan kan när som helst låta radera sin information från vårt system.

8. Principer för skydd av registret
Personuppgifter lagras på vår serviceleverantörs server på EU-området, som är skyddat enligt branschens allmänna praxis. Vi sköter om datasäkerhet. Åtkomst till personuppgifter är skyddat med användarspecifika användarnamn, lösenord och användarrättigheter. En person som deltar i en rekryteringsprocess har rättighet att dra tillbaka sitt godkännande för överlåtandet av personuppgifter, få utförligare uppgifter omgrunderna för behandlande av personuppgifter, samt rättighet att be om rättelse om felaktiga eller bristfälliga uppgifter genom att kontakta HRS Advisors Oy, Pia Paavilainen, tel. 050 305 9217.

9. Samtycke för behandling av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på samtycke eller uttryckligt samtycke utom för personer som vi presenterar för våra uppdragsgivare efter deras samtycke.

10. Rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat
En registrerad har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter (cv) överförs från ett system till ett annat.

11. Rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndighet
Den registrerade har rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten på sin permanenta bostadsort, på arbetsplatsorten eller där det påstådda brottet mot datasekretessen har skett.

 

PRIVACY POLICY
1. Data controller

HRS Advisors Oy
Business ID: 2421626-0
Address: Keilaranta 1, 02150 Espoo

2. Data protection officer
Pia Paavilainen
Keilaranta 1, 02150 Espoo
Tel. +358 50 305 9217

3. Register name
Candidate register – HRS Advisors Oy

4. Purposes of the personal data processing
When processing applicants’ personal data, HRS Advisors Oy complies with the relevant legislation and privacy statement, and good data processing practice. By using our services, our website or by contacting us, you will give us the permission to process your personal data related to the recruitment assignment. All the data you supply will remain confidential.
Personal data is collected, preserved, and processed only for specific, pre-defined purposes. We highly value the privacy of our clients and are committed to protecting it. We gather only the important and essential information. The main uses of information are related to the following instances: recruitment and executive search services, helping applicants to find a job that matches their profile, fulfilling contractual and legal obligations, communication with customers, developing our business and targeting our services.

5. Regular data sources and data collected
We collect personal data mainly from the candidates themselves when they use our services or provide us their resume. In addition, we may collect data from public sources and registers, such as press releases, nomination news, and LinkedIn. With the person’s own consent, we may also check references. Typically, information received from the applicant includes the applicant’s name, contact details, education and work experience, job application and the attachments the applicant supplies when applying for a position (e.g. a CV or list of references), as well as information given in interviews and acquired through psychological assessment methods. Data gathered from public sources includes the information mentioned in LinkedIn profile, such as work history, education, language skills and expertise, as well as general information shown in the public websites, including e.g. nomination news and press releases.

6. Regular information disclosure and transfer outside the EU or the EEA
Personal data is processed and used to enable us providing our services and developing our business. We always make sure that we have legitimate grounds to process personal data. Applicants’ personal data will be shared only with participants identified in recruitment processes and will be used only for recruitment purposes. The employees of our company who have access to personal data have accepted the confidentiality agreement. With the job applicant’s consent, we may give his/her personal data to the client in order to carry out the recruitment project. Personal data is not transferred outside of the EU without the person’s consent.

7. Right of access and right to erasure
We do not store personal data for longer than it is necessary for the recruitment process, or that is required by contract or law (e.g. Finnish Non-Discrimination Act 2014). If the person has applied for a publicly advertised job or he/she has participated our executive search process, we will not store personal data for other recruitment purposes unless the person has given permission for it. The applicant has the possibility to examine and alter the data he/she has entered into our recruitment system and update them at any time by logging in with the given username and password. Open applications and related personal data can be deleted from the system at any time.

8. Register protection principles
Personal data are stored in the system of our service provider that is located in the EU-area and secured in the manner required for the data in the register. We take care of the data security and privacy. The online connection to the system’s technical interface will be encrypted. Processing any register content through this connection will require both authentication and access rights that permit the use of the register. The applicant who has taken part in the recruitment process has the right to withdraw his/her consent, has the right to know what personal information is gathered and how it is used, as well as the right to notify us in case there is some incorrect or incomplete information by contacting Pia Paavilainen, tel. 050 305 9217, HRS Advisors Oy.

9. Consent for the processing of personal data
By contacting us or visiting our website the candidate gives us the permission to process personal data according to this privacy policy statement. The processing of personal data is not based on consent or express permission, except in the case of those persons we present to our clients after the person has consented.

10. Right to data portability between systems
Data subjects have the right to request the transfer of their data (CV) from one system to another.

11. Right to file a complaint with the control authority

Data subjects have the right to file a complaint with the control authority in the country of their permanent residence or occupation, or where the alleged security breach has taken place.