Tietosuojaseloste

Rekrytointien, henkilöarviointien ja digitaalisen valmennusalustan rekisterit

Tietosuojaseloste

Päivitetty 31.10.2022

1 Rekisterinpitäjä

HRS Advisors Oy toimii rekisterin osalta yhteisrekisterinpitäjänä rekrytoinnin (julkiset haut ja suorahaut), henkilöarvioinnin ja digitaalisen valmennusalustan (myöhemmin “valmennuksen”) asiakkaansa kanssa. Osapuolet ovat sopineet vastuistaan tietosuoja-asetukset 26 artiklan mukaisella sopimuksella.

Keilaranta 1, 02150 Espoo
Kotipaikka: Espoo
Y-tunnus: 2421626–0

2 Rekisteriasiat

Rekisteriasioissa ota yhteyttä osoitteeseen pia.paavilainen@hrsadvisors.fi

3 Rekisterien nimet

HRS Advisors Oy:n rekrytointien ja henkilöarviointien rekisteri

HRS Advisors Oy:n Digitaalisen valmennusalustan rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilyttäminen

Rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus on HRS Advisors Oy:n asiakkaan tilaamien rekrytointien (ml. suorahaut), henkilöarviointien ja valmennusten suorittaminen.

Tietojen käsittelyperuste on rekrytoinneissa sopimus ja henkilöarvioinneissa arviointiin osallistuvan suostumus. Suorahaun alkuvaiheessa ehdokastietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Suorahakuyritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu kandidaattien ja suorahakuyritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen. Valmennuksen tietojen käsittelyperuste on asiakkaan toimeksianto ja valmennettavan suostumus.

HRS Advisors Oy säilyttää rekrytoinnin ja henkilöarvioinnin tietoja kahden vuoden. Säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin. Digitaalisella valmennusalustalla henkilötiedot poistuvat automaattisesti 90 päivän kuluttua valmennuksen päättymisestä.

Jos hakija haluaa rekrytoinnin yhteydessä antaa tietonsa myös muiden HRS Advisors Oy:n asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien hakujen käyttöön, hän tulee ilmoittaa tästä hakemuksensa yhteydessä. Ilman tätä lupaa tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyt ovat HRS Advisors Oy:n asiakkaan toimeksiannosta tehtäviin rekrytointeihin, henkilöarviointeihin ja valmennuksiin osallistuvia henkilöitä. Tallennettavat tiedot vaihtelevat palvelun mukaan. Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidyistä:

– yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
– muut henkilöön liittyvät perustiedot kuten syntymäaika ja sukupuoli
– valokuva
– työ- ja koulutustaustaan liittyvät tiedot
– työllistymiseen ja urakehitykseen liittyvät tiedot ja toiveet
– rekisteröidyn tallentamat tai toimittamat dokumentit kuten ansioluettelot ja hakemukset
– persoonallisuustestien ja muiden arvioinnin menetelmien tuottamat tiedot sekä henkilöarvioinnin raportit
– videohaastattelukysymysten vastaustallenteet

6 Rekisterin tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Suorahakua käytettäessä ehdokkaita saatetaan etsiä erilaisia julkisia lähteitä käyttäen. Näitä ovat esimerkiksi avoimet verkkosivut ja käyttäjäoikeuksin suojatut ehdokas-, yritys ja toimialatietoa sisältävät tietokannat ja palvelut.

7 Tietojen siirrot ja luovutukset

Rekisterin osapuolet siirtävät tietoja toisilleen toimeksiantosopimuksen mukaisen rekrytoinnin tai henkilöarvioinnin osalta. HRS Advisors Oy siirtää tarvittaessa yhteystietoja (nimi, sähköpostiosoite) rekrytoinnin yhteydessä mahdollisesti käytettävien persoonallisuus- ja kykytestien toimittajille, jotka ovat HRS Advisors Oy:n alihankkijoina henkilötietojen käsittelijöitä.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tai käytetä muihin tarkoituksiin ilman tietojen antajan lupaa, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on tarve käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

9 Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu, poistaa tai oikaista tiedot sekä rajoittaa niiden käsittelyä. Tiedot poistetaan pyynnön mukaisesti, ellei laki edellytä niiden säilyttämistä.

Tarkastuspyyntö (ml. pyyntö tietojen poistosta tai oikaisusta) on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.

10 Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tai vastustaa tietojensa käsittelyä (sopimus, oikeutettu etu). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle epäkohdista henkilötietojen käsittelyssä.

11 Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka

Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

12 Muutokset tähän selosteeseen

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

 

Recruitment, aptitude assessment and digital coaching platform registers

Privacy policy statement

Updated on 31 October 2022

  1. Controller

In respect of the register, HRS Advisors Oy operates as a joint controller together with its recruitment (public or direct searches), aptitude assessment and digital coaching platform (hereinafter “coaching”) clients. The parties have set forth their respective responsibilities in an agreement concluded under Article 26 of the General Data Protection Regulation.

Keilaranta 1, 02150 Espoo
Domicile: Espoo
Business ID: 2421626–0

  1. Register matters

In register matters, please contactpia.paavilainen@hrsadvisors.fi

  1. Names of registers

Recruitment and aptitude assessment register of HRS Advisors Oy

Digital coaching platform register of HRS Advisors Oy

  1. Purpose of processing personal data and the storage of such

The purpose of processing the information in the register is to perform recruitments (including direct searches), aptitude assessments and coaching ordered by the clients of HRS Advisors Oy.

In the area of recruitment, data processing is based on an agreement while in an aptitude assessment, it is based on the consent of the person participating in the assessment. In the initial stages of direct searches, information on the candidates is processed based on legitimate interest. Because of their business activities, direct search companies consider they have legitimate interest in the processing of personal data, based on the relevant and appropriate relationship between the candidates and them. The processing of coaching data is based on client order and the consent of the person to be coached.

HRS Advisors Oy retains recruitment and aptitude assessment information for two years. The retention period is based on legal time limits. Coaching automatically removes personal data 90 days after the coaching process ends.

If the applicant wishes to make their information available also to other searches conducted on behalf of the clients of HRS Advisors Oy, the applicant must notify this in conjunction with their application. Without this consent, the information will not be used for other purposes.

  1. Register contents

The data subjects comprise those who participate in recruitments, aptitude assessments or coaching conducted on behalf of the clients of HRS Advisors Oy. The stored information varies depending on the service. The register may contain information on the data subjects, grouped as follows:

– contact information (name, telephone number, e-mail address, address)
– other basic personal information like the date of birth or gender
– photograph
– information relating to the employment record or educational background
– information or wishes relating to employment or career development
– documents like CVs or applications, stored or supplied by the data subject
– information generated by personality tests or other assessment methods, aptitude assessment reports
– recordings of replies to video interview questions

  1. Data sources of the register

The information in the register is obtained from the data subjects themselves. In direct searches, candidates may be sought using a variety of public sources. These include things like open websites or databases and services containing information on the candidate, company or sector, which is subject to user rights.

  1. Data transfers and disclosures

The parties to the register transfer information to one another for the recruitment or aptitude assessments set forth in their commission agreements. HRS Advisors Oy transfers contact information (names and e-mail addresses) as necessary to suppliers of personality and aptitude tests that may be used in conjunction with recruitment; as subcontractors of HRS Advisors Oy, these suppliers are personal data processors.

No information is disclosed to any third party or used for some other purpose without the data provider’s consent unless this information disclosure is required by the legislature or ordered by a public authority.

All service providers have undertaken to comply with the requirements of the General Data Protection Regulation of the European Union.

  1. Principles of register protection

Personal data are kept confidential. Only those employees whose jobs involve the processing of personal data are entitled to use systems that contain such information. Each user has a system username and password of their own. The data is collected in registers that are protected by firewalls, passwords and other technical means.

  1. Rights of access and erasure

The legislation gives each data subject the right to access, rectify or erase the information on them in the personal data register and to restrict the processing of such. The data will be deleted as requested unless its retainment is required by law.

Requests for access (including requests for rectification or erasure) shall be made in writing, signed and sent to the controller at the address mentioned above.

  1. Other rights

The data subject has the right to withdraw their consent at any time and object to the processing of their information (by agreement or legitimate interest). Each data subject has the right to file a complaint with the supervisory authority concerning any failure in the processing of personal data.

  1. Automation used for profiling and decision-making

The service does not use automatic decision-making.

Changes to this statement

As we continuously improve and develop our services and websites, we may occasionally make changes to the privacy policy statements. We will update the new statement on our website and indicate the date of the update. Please read the privacy policy statement from time to time to get up-to-date information about any changes.