Perehdytys – sujuva startti työyhteisöön
Elokuussa LinkedIn-julkaisuista on saanut lukea useita ilmoituksia uusista tehtävistä. Työnantajan näkökulmasta avoimeen tehtävään on onnistuneesti saatu rekrytoitua sopiva henkilö, joka on nyt innolla tarttumassa toimeen. Vaikka paljon hyvää on jo tapahtunut, on rekrytoinnin kenties tärkein osuus vielä edessä – perehdytys eli onboarding.
Huolella suunniteltu ja toteutettu perehdytys luo sujuvan aloituksen uudessa tehtävässä auttaen samalla välttämään väärinkäsityksiä. Huonosti toteutettu perehdytys voi pahimmillaan johtaa pettymykseen uudessa työssä ja saada henkilön vaihtamaan työpaikkaa koeajalla, mikä on organisaation kannalta sekä rahan että ajan turhaa tuhlaamista puhumattakaan organisaatiolle koituvasta mainehaitasta. Perehdytyksen tarkoituksena on tarjota riittävät tiedot ja taidot tehtävässä sekä työyhteisössä toimimiseen. Tässä blogitekstissä pureudumme siihen, miten ensimmäiset päivät, viikot ja kuukaudet uudessa tehtävässä kannattaisi rakentaa. Nykypäivänä monessa organisaatiossa perehdytystä tehdään myös etänä, joten tässä kirjoituksessa olevia vinkkejä joutunee hieman soveltamaan etäyhteyksien avulla tapahtuvaan perehdytykseen.
Ensimmäinen päivä uudessa työssä
Ensimmäinen päivä on useimmille jännittävä, mutta selkeä ja ajantasainen viestintä lieventää jännitystä. Tullessaan valituksi, uuden työntekijän työsuhteen aloitukselle on sovittu tarkka päivämäärä ja kellonaika. Tarvittaessa myös turvallisuuteen tai pukeutumiseen liittyvistä ohjeista on viestitty ennakkoon. Ensimmäisenä päivänä perehdytysvastuuseen nimetty henkilö vastaanottaa uuden työntekijän ja esittelee hänelle työympäristöä sekä kertoo, missä hänen oma työpisteensä sijaitsee. Perehdytysvastuuseen nimetyn henkilön kalenterissa on varattu aikaa nimenomaan perehdytykselle, eikä hänelle ole tiedossa valtaisaa palaveriputkea loppupäiväksi.
Avaimet ja mahdolliset kulkuluvat on järjestetty etukäteen valmiiksi tai ne hoidetaan järjestykseen päivän aikana. Tarvittavat työvälineet ovat saatavilla ja järjestelmien käyttäjätunnukset ovat tiedossa. Uusiin järjestelmiin tutustumiseen on varattu aikaa ja niihin on erikseen sovittu perehdytysajankohta tai koulutus. Lounaasta ja muista taukokäytänteistä viestitään selkeästi. Lounashetken koittaessa kokoonnutaan oman tiimin kesken, jolloin uudella työntekijällä on mahdollisuus tavata kollegoitaan ja keskustella vapaamuotoisesti. Päivän päättyessä uusi työntekijä on saanut jonkinlaisen kuvan työympäristöstä, kollegoista sekä mahdollisesti aloittanut ensimmäisten työtehtävien parissa rauhallisessa tahdissa.
Mitä ensimmäisillä viikoilla pitäisi perehdytyksessä huomioida?
Organisaation kulttuuria kannattaa sanallistaa ja tehdä näkyväksi ensimmäisen viikon aikana aina sopivan tilaisuuden tullen. Uusi työntekijä tarkastelee kaikkea uusin silmin, joten rohkaise kysymään, keskustelemaan ja ihmettelemään. Saattaa olla, että vanhoihin hyviin tapoihin on olemassa jokin näppärämpi tapa, jota ei vain ole tullut ajatelleeksi. Toisena päivänä työntekijä jatkaa itsenäistä perehtymistä järjestelmiin ja muuhun perehdytysmateriaaliin, joka on koottu valmiiksi. Vastuuperehdyttäjän lisäksi voidaan nimetä myös vastuualueita, joihin perehdyttämisestä joku tiimistä vastaa. Riippuen työtehtävästä, uuden työntekijän osaamisesta ja kokemuksesta – sekä luonnollisesti perehdytyksestä – itsenäinen työskentely käynnistyy hiljalleen.
Ensimmäisten viikkojen aikana on tärkeää keskustella huolella läpi uuden henkilön vastuut sekä rooliin liittyvät odotukset ja tavoitteet. On hyvä keskustella myös siitä, miten tavoitteiden saavuttamista mitataan ja miten siitä palkitaan. Tiimin, yksikön ja organisaation päätöksentekoprosessit on hyvä avata läpi: missä, mitä ja kenelle viestitään, millaiset kokouskäytännöt ja miten hallinnolliset asiat hoituvat. Sisäisen viestinnän lisäksi uuden työntekijän kanssa käydään läpi hänen tehtävänsä kannalta keskeiset sidosryhmät ja viestintä heidän kanssaan. Lisäksi etätyökäytännöistä, sairaspoissaoloista ja työterveyshuollosta on hyvä viestiä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, eikä lähteä selvittämään asioita vasta sitten, kun tilanne on päällä.
Muutaman kuukauden sisällä työsuhteen aloittamisesta on hyvä käydä läpi, miten perehdytys on sujunut ja tarvitaanko vielä lisää perehdytystä tai koulutusta. Työntekijän suoriutumisesta on tärkeää antaa palautetta, joka osaltaan tukee työntekijän asiantuntijuuden kehittymistä. Toki esihenkilöllä on oma vastuunsa tässä, mutta myös kollegoiden palaute on tärkeää, sillä usein he näkevät lähemmin miten uusi työntekijä on työtehtävistään suoriutunut.
Muista, ettei perehdytys koske vain uusia kollegoita
Perehdytys ei koske pelkästään uudessa organisaatiossa tai uudessa tehtävässä aloittavia. Myös pidemmältä vapaalta työelämään palatessa henkilö saattaa kaivata perehdyttämistä tai ainakin mieleen palauttamista. Esimerkiksi vanhempainvapaan, sairasloman tai opintovapaan aikana on saattanut tapahtua muutoksia, joista olisi hyvä kommunikoida työhön palaavalle.
Kattavaan perehdytykseen kannattaa panostaa organisaation sisällä, mutta myös ulkopuolisella avulla voidaan tukea työnteon sujuvaa starttia. Tarjoamme valmennusta esimerkiksi uusille esihenkilöille tai uupumuksen jälkeen töihin palaaville. Tutustu lisää valmennuspalveluihimme osoitteessa https://www.hrsadvisors.fi/palvelut/hrsacademy/.
Millaista vastaanottoa itse toivoisit uuteen siirtyessäsi tai vanhaan palatessasi?
