Rekrytointikonsultti tekee päätöksiä ihmisistä – mutta mihin päätökset oikeasti perustuvat?

Rekrytointikonsultin työ on pohjimmiltaan päätöksentekoa ihmisistä. Kuka sopii tähän tehtävään? Kuka menestyy tässä tiimissä? Kuka kasvaa tähän organisaatioon?

Nämä ovat monimutkaisia kysymyksiä. Silti vastauksia haetaan usein yllättävän yksinkertaisilla välineillä, kuten perehtymällä ansioluetteloon, haastattelemalla henkilöä tai ihan vaan fiiliksellä.

Tässä blogissa opit:

• mihin rekrytointipäätökset oikeasti perustuvat
• miten ajatusvinoumat vaikuttavat valintoihisi
• miten rekrytointikonsultti voi auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä

Rekrytointi on yksi niitä harvoja liiketoiminnan osa-alueita, joissa annamme intuition ohjata päätöksiä enemmän kuin datan tai prosessien. Taitava rekrytointikonsultti ei ole muita parempi ihmistuntija siksi, että hän näkisi muita syvemmälle. Vaan siksi, että hän tietää, missä oma ajattelu pettää ja osaa haastaa myös sinun ajatteluasi rakentavasti.

Rekrytointipäätös syntyy nopeammin kuin luulet

Kun luet uutisia, selaat asuntoilmoituksia tai etsit sopivaa elokuvaa katsottavaksi, tiedät usein nopeasti, kiinnostaako jokin vai ei. Päätös syntyy nopeasti ja intuitiivisesti. Rekrytoinnissa käy samoin. Muodostat ensivaikutelman nopeasti ehdokkaan cv:n tai haastattelun perusteella. Tämä ei tarkoita, että intuitiosi olisi väärässä, vaan sitä, että rekrytoinnissa intuitio tarvitsee rinnalleen selkeän rakenteen, joka systemaattisesti haastaa ajatteluasi.

Nobelisti, psykologi ja tutkija Daniel Kahneman kuvaa klassikkoteoksessaan ”Thinking, Fast and Slow” ihmisen ajattelua kahden järjestelmän mallilla. Järjestelmä 1 on nopea, automaattinen ja tunneperäinen. Järjestelmä 2 on hidas, harkittu ja analyyttinen. Rekrytointipäätökset tehdään usein järjestelmällä 1 ja perustellaan jälkikäteen järjestelmällä 2.

Ajatusvinouma (cognitive bias) on tiedostamaton, systemaattinen virhe ajattelussa. Selviytyäkseen kaikesta tietotulvasta ympärillämme, aivomme luovat oikopolkuja, jotka ovat automaattisia ja energiaa säästäviä tapoja tulkita maailmaa. Arjessa intuitio on tehokas työkalu. Rekrytointiin liittyvässä päätöksenteossa nämä oikopolut johtavat kuitenkin systemaattisiin virheisiin, ellet pysähdy tarkastelemaan niitä tietoisesti ja haasta omaa ajatteluasi.

Viisi ajatusvinoumaa, jotka vaikuttavat rekrytointipäätöksiin

1. Samankaltaisuusvinouma: pidät ihmisistä, jotka muistuttavat sinua

Huomaatko joskus pitävästi ehdokkaasta, jolla on esimerkiksi samat harrastukset, sama koulutustausta tai samanlainen puhetapa? Tämä samankaltaisuusvinouma (eng. similarity bias tai affinity bias) kuvastaa sitä, miten meillä on luontainen taipumus pitää ihmisistä, jotka muistuttavat itseämme. Kutsumme näitä ominaisuuksia helposti kulttuuriseksi sopivuudeksi (eng. culture fit). Joskus kulttuurinen sopivuus on aito kriteeri, mutta usein se on peitelty tapa suosia samankaltaisuutta. Tunne saattaa ohjata päätöksentekoa tietoa enemmän. Suosimalla samankaltaisuutta voidaan päätyä tilanteeseen, jossa tiimissä tai työyhteisössä ihmiset toimivat ja ajattelevat samoin, jolloin esimerkiksi innovaatioiden määrä voi vähentyä. Erilaisista taustoista tulevat ihmiset voivat sen sijaan tuoda tiimiin moninaisuutta ja synnyttää hedelmällisiä keskusteluja.

🔎Kysy itseltäsi: Pidänkö tästä hakijasta siksi, että hän on pätevä vai siksi, että hän muistuttaa minua tai tiimini jäsentä?

Miten välttää ajatusvinouman vaikutusta: Kulttuurinen sopivuus määritellään yhdessä ennen prosessia, jolloin kriteerin lopputuloksena on konkreettisia kuvauksia, kuten arvojen yhteensopivuus tai tapa toimia tiimissä. Tämä auttaa erottamaan aidon sopivuuden samankaltaisuuden suosimisesta.

2. Halo- ja horn-efekti: yksi piirre ohjaa koko arviota

Halo-efekti tarkoittaa, että ehdokkaan yksi myönteinen ominaisuus saa sinut arvioimaan henkilön muutkin ominaisuudet positiivisesti ilman todellista näyttöä. Jos ehdokas on karismaattinen ja hyvä kertomaan tarinoita, lipsahtaako sinulta helposti oletus, että hän on myös teknisesti taitava? Horn-efekti toimii puolestaan päinvastoin. Ehdokkaan yksi negatiivinen piirre, kuten vaikka myöhästyminen tai kirjoitusvirhe cv:ssä, vaikuttaa negatiivisesti kokonaisarvioon henkilöstä. Näissä edellä kuvatuissa tilanteissa ehdokkaasta välittyvä vahva vaikutelma voi vääristää arviosi, jolloin faktat ja mielipiteet saattavat sekoittua. Käytännössä tämä saattaa näkyä siinä, että haastattelija, joka pitää ehdokkaasta ensimmäisen viiden minuutin aikana, hakee loppuhaastattelun ajan vahvistusta ensivaikutelmalleen löytäen sen aina.

🔎Kysy itseltäsi: Arvioinko tätä hakijaa kokonaisuutena vai yksittäisen vaikutelman kautta?

Miten välttää ajatusvinouman vaikutusta: Strukturoidut haastattelukysymykset ja etukäteen määritellyt arviointikriteerit estävät yksittäistä vaikutelmaa ohjaamasta koko arviota. Rekrytointikonsultti voi myös nostaa havaintonsa esiin, jos havaitsee, että hakijan yksi ominaisuus näyttäisi sävyttävän arviointikeskustelua, esimerkiksi kysymällä ehdokkaan myönteisiä puolia silloin, kun horn-efektin näyttäisi vaikuttavan arvioihin.

3. Ankkurointiharha: ensimmäinen tieto ohjaa kaikkea muuta

Ankkurointiharha (eng. anchoring bias) tarkoittaa, että ensimmäinen saamasi tieto toimii ankkurina, johon vertaat kaikkea myöhempää. Rekrytoinnissa tämä voi näkyä monin tavoin. Jos ensimmäinen haastattelemasi ehdokas on poikkeuksellisen vahva, seuraavat vaikuttavat automaattisesti heikommilta, vaikka he olisivat täysin päteviä. Sama pätee ansioluetteloiden lukemiseen. Tunnettu työnantajabrändi toimii ankkurina ennen kuin olet edes lukenut, mitä ehdokas on kyseisessä organisaatiossa oikeasti tehnyt. On tärkeää pohtia, mihin hakijoiden vertailu todella perustuu.

🔎Kysy itseltäsi: Vertaanko hakijoita tehtävän kriteereihin vai toisiinsa?

Miten välttää ajatusvinouman vaikutusta: Selkeät ja ennalta määritellyt kriteerit jokaisessa rekrytoinnin vaiheessa auttavat varmistamaan, ettei ehdokkaita arvioida suhteessa toisiinsa tai vaikkapa tehtävän edelliseen tekijään. Kriteerit auttavat myös tunnistamaan, missä kaksi lupaavalta vaikuttavaa hakijaa ovat tasavahvoja, ja missä heidän välillään on eroja.

4. Vahvistusharha: etsit todisteita oletuksillesi

Vahvistusharha (eng. confirmation bias) voi olla erittäin vaikeaa havaita itsessä. Muodostat nopeasti ensikäsityksen ehdokkaasta ja haet sen jälkeen tiedostamattomasti tietoa, joka vahvistaa käsitystäsi ja pahimmillaan saatat ohittaa tai vähätellä tietoa, joka haastaa sitä. Oman ajattelun kyseenalaistaminen ei tarkoita pelkkää virhearvion tunnustamista, vaan osuu myös omaan identiteettiin – en ehkä olekaan niin hyvä ihmistuntija kuin ajattelin. Haastattelussa vahvistusharha näkyy siinä, että esität kysymyksiä, joihin oletat saavasi tietynlaisen vastauksen. Vahvistusharha saattaa myös levitä, sillä eriävän mielipiteen esittäminen vaatii rohkeutta ja yksimielisyyteen on helppo ajautua. Rekrytointiprosessin aikana tämä saattaa näkyä myös siinä, miten henkilöarvioinnin tuloksista nousevat huomiot sivuutetaan.

🔎Kysy itseltäsi: Jos ehdokas antaa odottamattoman vastauksen, reagoinko uteliaisuudella vai epäluulolla?

Miten välttää ajatusvinouman vaikutusta: Jokainen arvioija kirjaa näkemyksensä itsenäisesti ennen yhteistä keskustelua, jolloin vahvistusharha ei pääse leviämään haastattelijoiden keskuudessa. Kiinnitä erityistä huomiota hetkiin, joissa kandidaatin vastaus yllättää. Onko reaktio uteliaisuus vai epäluulo? Yllättävät vastaukset ovat usein kaikkein informatiivisimpia, jos niitä osaa kuulla.

5. Stereotypiat: oletukset korvaavat todellisen tiedon

Stereotypiat (eng. stereotypes) näkyvät rekrytoinnissa tiettyinä kaavamaisina oletuksina, jotka pahimmillaan johtavat syrjintään. Saatamme esimerkiksi ajatella, että nuoret ehdokkaat ovat teknisesti osaavampia tai miehet parempia johtajia. Näkyvät stereotypiat, kuten ikä, sukupuoli, nimi, ulkonäkö, on kohtalaisen helppo tunnistaa. Institutionaaliset stereotypiat voi olla puolestaan vaikeampi havaita. Esimerkiksi tunnetussa pörssiyhtiössä töissä oleva ehdokas saattaa tuntua automaattisesti pätevämmältä tai senior -titteli ohjata mielikuvaamme osaamisesta, vaikka tittelit tarkoittavat eri organisaatioissa eri asioita.

🔎Kysy itseltäsi: Jos poistaisin CV:stä nimen, sukupuolen, iän, työnantajan brändin, mitä oikeasti tietäisin hakijan osaamisesta?

Miten välttää stereotypioiden vaikutusta: Valmistaudu haastatteluihin huolellisesti, mutta älä lue hakemuksia liiallisesti. Mitä enemmän tietoa sinulla on ehdokkaasta ennen haastattelua, sitä vahvemmaksi oma ennakkokäsityksesi ehtii muodostua. Pohdi myös haastattelussa, tulkitsetko hiljaisuuden tai jännityksen ennemmin osaamiseen liittyväksi tilanteesta johtuvaksi. Ketäpä meistä ei olisi haastattelutilanteessa jännittänyt.

Miksi teemme huonoja päätöksiä, vaikka tiedämme paremmin?

Ensinnäkin ajatusvinoumat ovat usein tiedostamattomia. Perustelemme näkemyksemme usein kokemuksella tai intuitiolla, vaikka kyseessä olisi ajatusvinouma, jolle jälkikäteen keksimme rationaalisen selityksen. Toiseksi, rekrytointiprosessit ovat myös usein rakenteeltaan sellaisia, että ne vahvistavat vinoumia sen sijaan, että suojelevat niiltä. Vapaamuotoiset haastattelut, epäselvät kriteerit, kiire ja intuitioon luottaminen lisäävät kaikki vinoumien vaikutusta.

Taitavinkaan rekrytointikonsultti ei ole vapaa ajatusvinoumista – sellaista ihmistä ei yksinkertaisesti ole. Mutta hän tunnistaa ne omassa ajattelussaan, osaa nimetä ne ääneen ja rakentaa prosessit tavalla, joka vähentää niiden vaikutusta. Kokenut rekrytointikonsultti osaa myös haastaa asiakkaan ajattelua rakentavasti ja ilman syyllistämistä. Parhaat rekrytointipäätökset syntyvät, kun yhdistetään selkeät kriteerit, strukturoitu prosessi ja inhimillinen arvio.

Mihin sinun rekrytointipäätöksesi oikeasti perustuvat?

Tämä on kysymys, johon jokaisen rekrytointia tekevän kannattaa vastata rehellisesti. Et voi poistaa ajatusvinoumia, mutta voit vähentää niiden vaikutusta merkittävästi. Jos haluat rakentaa rekrytointiprosessin, joka parantaa päätösten laatua, vähentää virherekrytointeja ja tukee liiketoimintasi tavoitteita, rekrytointikonsultti voi olla ratkaisu.

Katri Ikivuo yhdistää psykologin koulutuksen ja rekrytoinnin käytännön osaamisen tavalla, joka näkyy suoraan asiakkaiden rekrytointipäätösten laadussa.